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2017/01/17 up

個人事業主の経費、落とせる内容から按分、領収書のもらい方までを徹底解説!

text by 高橋広貴

領収書

個人事業主として事業を開始すると、確定申告が必要です。確定申告において適正な税金に(節税)するには、サラリーマンとは異なり、経費をとり漏れなく集める必要があります。しかし、個人事業主の経費とはどういったものを指し、どういったものが認められるのでしょうか。曖昧な点が多い経費の考え方ですが、今回は個人事業主の経費について解説します。

そもそも個人事業主とは何か?

個人事業主とは、株式会社などの法人を設立せずに個人で事業を営む責任者のこと。一般的には、「自営業」「フリーランス」とも呼ばれます。開業届を税務署に出して個人事業を始めれば、個人事業主になることができます。

個人事業の事業年度は、1月1日~12月31日と定められており、個人事業主の決算月は必ず12月となります。そのため、1月1日~12月31日の期間の売上、経費などを集計して確定申告書を作成する必要があります。作成した確定申告書は、確定申告期間である2月16日~3月15日の間に税務署へ提出します。確定申告期間であればいつ提出しても構いません。

個人事業主とサラリーマンの違い

個人事業主は収入から経費を引いたもうけ(所得)を確定申告して、納税します。言うまでもなく、経費が増えれば税金は減るわけです。

一方サラリーマンは、会社から給与を受け取る際に、「源泉徴収」の形で概算の税金が天引きされています。年末に賞与を含めた年間の給与収入と社会保険、扶養控除、各種保険料控除などの所得控除を確定させ、正しい税金を計算し、既に天引きされた概算の税金との調整をします。この手続きを「年末調整」といいます。

では、個人事業主の経費に対応するものはサラリーマンにあるのでしょうか? サラリーマンなど給料をもらう人は「給与所得控除額」があります。これは、個人事業の経費に相当するもので、年間65万円を上限に経費としてみなしてくれるもの。給料の額に比例して増加しますが、高額給与になればなるほどその率は減っていきます。

多くのギモン

経費として認められるのものとは?

個人事業主が経費として認められる出費は、「仕事上欠かすことのできない費用」です。さらに詳しくいうと、「事業活動と直接または間接的に関係があり、事業遂行上必要な費用」のこと。すなわち、経費には以下の2つの基準が求められます。

(1)事業活動に直結していること
(2)その事業活動に関連していること

事業に直結するかどうか、関連しているかどうかも、個人事業主が判断した上で、客観的にも認められないといけません。これは関連性だけでなく、金額の多寡についてもいえます。客観的に見て、妥当・適正な金額であることが必要になります。

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経費として認められないものと家事関連費の考え方

個人事業主には、個人の事業のための支出と、個人の生活のための支出があります。当然、事業のための支出は経費であり、生活のための支出は経費としては認められません。しかし、ここで悩ましいのが、生活のための支出であると同時に、事業にも関わる支出です。これを「家事関連費」と呼びます。家事関連費については、事業の内容や事業で使用している頻度、生活状況に照らして、どの程度事業で使用しているか、どの程度家事使用しているかを検討します。そして、事業使用分と家事使用分で経費を按分(あんぶん)することで、事業に関係がある支出として算出します。

たとえば、自宅の電話代、携帯電話料金、インターネット料金などの通信費については、自宅の電話をどの程度事業で使用しているか、携帯電話をどの程度事業で使用しているかを検討し、事業按分して経費計上します。1日の仕事の時間の按分だと、仕事時間が何時間かなどを考慮して決めることが一般的です。個人事業主の場合は、この「按分」を常に念頭に置いておく必要があるのです。

自宅を事務所にしている場合、家賃は経費になるの?

店舗を持たずに事業を営んでいる個人事業主の方など、自宅兼事務所にしている人は多いはず。こういう場合、自宅でかかる費用のうちどれだけ経費として認められるのか、悩みどころの一つになります。

自宅兼事務所が賃貸の場合は、家賃の何割かは経費になります。ただし、何%まで認められるのかという明確な基準はありません。家を自宅兼事務所として使用している場合、全体平方メートルの内、何平方メートルが事務所として使用しているかを測り、割合を算出。水道光熱費も、この割合を基準に按分します。ただし、水道光熱費のうち、明らかに家事で使用すると認められるようなガス代などは、事業費と家事費の按分の対象になりません。

自己所有の自宅の場合は家賃がありませんが、不動産に関する固定資産税、住宅ローンによる借入利息、自宅建物の減価償却費が事業費と家事費の按分の対象になってきます。
※ただし、住宅ローン控除適用中の方は注意が必要です。

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事業で自動車を使用している場合、経費になるの?

仕事に関係する支出の大半は、その支払った年に経費として金額が落ちます。しかし、「固定資産」については数年に分割して経費になります。固定資産とは、長期間使用することを目的として所有している資産で10万円以上のもの。代表的なものは自動車です。

新車の普通自動車を300万円で購入した場合、「減価償却」という方法で何年かに渡って分割して経費として計上します。自動車は購入した年だけ使うものではなく、少なくとも4~5年は乗ります。その使用する期間を「耐用年数」といいます。耐用年数は、税務署が見積もって発表した法定耐用年数を使用します。普通車の場合は6年、軽自動車の場合は4年です。

■普通自動車300万円を購入した場合12カ月×6年(耐用年数)=72回に分割
→減価償却費は1カ月当たり4万1,666円

ただし、自動車をプライベートでも使用する場合があるため、さらに按分が必要です。仕事とプライベートで半々で使っていたとするなら、経費として計上できるのは半分だけ。同様に、ガソリン代や自動車保険料、自動車税、タイヤ交換なども按分して経費計上を行いましょう。

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レシートを受け取る

正しい領収書、レシートのもらい方

支出を証明する証拠資料は領収書をはじめ、レシートやウェブ上の取引画面、電子メールのプリントアウトしたもの、クレジットカードの利用明細書、振込明細書などが該当します。

実は、お金の流れが分かるためには、但し書きが簡単な領収書より、レシートや明細の方が役に立つケースもあります。領収書に書かれたものを経費にする場合には、仮に税務調査があったときに税務官に経費の内容を説明する必要があります。税務調査は通常、1年~3年前までさかのぼりますので、説明しろと言われても直近のことはともかく、以前のことは答えに窮してしまうことがあります。そのときは、詳細の記載があるレシートや明細が書いてある資料の方が役に立ちます。そのため、領収書を発行してもらう際には、次の点について気を付けてください。

■領収書発行時に記載してもらうべき項目(1)宛名
(2)発行年月日
(3)金額
(4)商品やサービスの内容
(5)発行する側の住所・名前・電話番号
(6)押印
(7)収入印紙の貼付(5万円以上)

もし、但し書きが簡単に書いてある領収書をもらったときは、メモ書きなどをしておくといいでしょう。ただし、レシートをもらっている場合は、わざわざ領収書にする必要はありません。レシートにはすべての記録が残っているので、それだけで立派に領収書の役割を果たしているといえます。

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証明物がないと経費は認められないの?

領収書のない支出は、いかに業務に関連していたとしても、経費としては認められないのが原則です。しかし、そもそも領収書そのものが存在しない、または領収書をもらわない支出も現実には存在します。たとえば、取引先での慶事やご不幸があった場合の祝儀やが不祝儀です。一定の金額を包むことで支出は終わり、領収書をもらうことはありません。

また、公共交通機関利用時の運賃について都度領収書を発行するのは手間ですし、取引先との会食で代金を支払う場合も、取引先の前で「領収書下さい」とは言えないもの。

こうしたケースでは「こういう理由でお金が使われました」と証明できれば問題ありません。税法では、「取引に使った帳簿類は残さなければならない」となっていますが、「領収書を必ず残しなさい」とは書いていません。つまり、取引の記録を自分で詳細に残しておけば、経費としては認められる可能性があります。取引の詳細とは、「支払日」「金額」「支払先」「支払内容」の4点。この4点を記載して帳簿を作成し、保管しておきましょう。

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税務調査での経費のチェックポイント

税務調査は、税務職員が直接面談することにより、売上と経費が適正に申告書に反映されているかどうかを検証することを目的としています。この面談の段階で、経費とされた費用が事業にどのように関連していたのかを質問によって把握することになります。

社会通念上、妥当と見なされる場合に、経費として認められます。この「社会通念上」の言葉は、しばしば税務の取り扱いの上で使われる文言です。たとえば、国税庁のウェブサイトの検索窓で「社会通念上」と入力すると、さまざまな取り扱いに顔を出す表現だと分かります。ですが、税法では「社会通念上」とは何かという定義をしていません。そのため、「一般社会において大多数の人が納得できる常識の範囲」を指すのが暗黙の了解です。曖昧な言い方になりますが、税務調査が来て、「この経費を仕事に使ったといえるか否か」で言い争うときも、それが論点になります。

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いかがでしたでしょうか? 経費の範囲やルールを理解していないと余分に税金を支払うことになります。また、本来経費に落とすべきでないものが含まれていた場合には税務調査になるリスクがあります。経費に関する適正な知識を身につけて、取り漏れなく集めていきましょう。

(高橋広貴+ノオト)

この記事の筆者

高橋広貴プロフィール

高橋広貴

株式会社エフアンドエム。2013年入社。生命保険営業職員をはじめとする個人事業主向けの会計サービスを提供。現在は札幌営業部を担当し、個人事業主向けに年間50回以上のセミナーを行っている。

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